Att hålla koll på alla tusentals bilder som forsar igenom produktionen är sannerligen inte någon enkel match. Att jag som person dessutom har en ”förmåga” att mentalt släppa det som inte är aktuellt precis just nu. Med släppa menar jag verkligen släppa. Bort bara. Finns inte mer. Fråga mig vad jag gjorde för en vecka sen och jag kommer inte ha en aning. Utan min kalender är jag HELT lost. Därför måste jag ha både hängseln och livrem vad gäller backup, sökbarhet, backup, arkivering och backup.
Genom åren har jag blivit varse om att mitt workflow måste fungera under följande förhållanden:
* Eftersom jag inte raderar råfiler (se tidigare tankar om detta) måste systemet kunna hantera 15-20 Terrabytes. Mm. Terrabytes.
* Får inte kosta hundratusentals kronor.
* Raderas/skrivs filer över av misstag måste de gå att återskapa.
* En hårddisk-crash får inte stoppa produktionen.
* Elaka tjyvar får inte stoppa produktionen.
* Brand-, vulkan-, eller vattenskador får inte innebära total katastrof.
* Jag måste kunna söka och hitta bilder bland alla dessa terrabytes direkt. Att koppla in externa hårddiskar och leta igenom är ohanterbart.
* Varje levererad bild finns alltid i flera versioner (för olika tryck, olika webbstorlekar, färgprofiler etc) och kan inte ligga hullerombuller utan måste vara sökbart.
* Olika råkonverterare/datamining/bildhanterare/bilddatabaser har olika fördelar som jag vill kunna utnyttja, därför kan jag inte låsa in mig i någon applikation. Eller – det har inte kommit någon ännu som är i närheten av att funka. (Jag har verkligen försökt med Lightroom/Aperture/Cumulus/Photostation/Extensis Portfolio/Expression Media/etc)
Därför använder jag filsystemets egna möjligheter för att täcka de flesta sök-krav (se tidigare post om detta), samt ett tre-lagers backup/arkiverings-system som skyddar på de sätt jag behöver, samtidigt som allt är fullt sökbart, utan att det kostar mer än hårddiskarna. Hade jag haft några hundra tusen att lägga på detta skulle det bara vara att köpa en häftig serverlösning med hutlösa mängder utrymme. Men det har jag inte. Istället är all data uppdelat enligt:
1. Aktuella projekt.
2. Färdiga projekt.
3. Döda projekt.
1 och 2 ligger i speglade backupmiljöer med raidade diskar. När projekten är officiellt döda och skall arkiveras hamnar de på singeldiskar inlåsta och skyddade mot tjyvar, brand och vulkanutbrott. Det är denna arkivering som tar mest plats datamängdmässigt och används minst samtidigt som den växer kontinuerligt. Dock måste den ständigt vara fullt sökbar, men det är inte samma krav på att ha direktaccess till de fysiskt högupplösta filerna. Tack vare denna 3-delade backup/arkiveringsmodell kommer jag undan väldigt, väldigt billigt och har access till filerna på den nivå som i praktiken är nödvändigt. Dessutom sparas en jäkla massa ström i och med att arkivdiskarna inte är online och därmed är lösningen miljövänlig!
Här följer arbetsflödet grafiskt:

1. När jag plåtar lever jag enligt devisen ”en bildfil finns inte förräns den finns i minst 2 exemplar”. Därför backuppas allt så fort det är möjligt direkt på plåtningen.

2. Efter fotografering tankas bilderna in på arbetsdatorn under en projekt- och filnamngivningsstruktur (diskuterat tidigare) på en hårddisk som enbart har projektrelaterat material. Denna disk speglas internt till en annan disk, så pajjar projektdisken så behöver inte arbetet avstanna. Samtidigt backuppas projektdisken till en extern Time Machine-disk så jag har versionshantering och skydd mot filradering etc. Projektdisken backuppas även till en nätverksdisk (Netgear NV+) som likaså den har versionshantering, men dygnsbaserad. Denna NAS står i en annan del av huset, inlåst och fysiskt väldigt svåråtkomlig. Datat är relativt skyddat mot brand och vattenskador, men det optimala vore här att ha ytterligare en nätverksdisk placerad på en helt annan plats. Datamängden med aktuell projektdata som behöver kontinuerlig backup är 4 TB.
3. När ett projekt är levererat flyttas det från den interna projektdisken (och lämnar därmed plats) till en extern disk som är speglad. Det är vanligt att kunder återkommer till nyligen ”avslutade” projekt, därför är det viktigt att detta är online.

4. När ett ”avstlutat projekt” har legat till sig så pass länge att det anses ”dött” flyttas det till en arkivdisk. Här använde jag tidigare även Iomegas REV-drivar enbart för levererade filer (REV-diskar har extra bra hållbarhet över tid), men det verkar som om REV är påväg ut. Det finns inga drivar längre i sverige att få tag på så lätt, och YFO har helt slutat med REV. Hur som helst – när så denna Arkivdisk är full scannar jag av den med programmet Filefinder som har funktionen att skapa tumnaglar av alla bildfiler på en hårddisk, och sparar dessa i en speglad filstruktur. Då får jag alltså en mikro-kopia på innehållet av en hårddisk som upptar en bråkdel av orginaldisken. Denna mikro-kopia lagrar jag lokalt på min projektdisk där jag alltså har ALLA mina arkiverade diskar i miniformat. Letar jag efter en bild där så ser jag direkt på vilken disk den ligger och hela sökvägen. Och allt får plats på ett USB-minne!
5. Sen låses den avscannade arkivdisken in i ett kassaskåp som i sin tur är rejält inlåst och knöligt att komma åt. Datat här behöver jag inte komma åt särskilt ofta, men det händer. Då får jag hämta rätt disk (baserat på den lokala mikro-kopian nämnd ovan) och koppla in den. Detta arbete är lite meckigt, men också någonting som ofta kunden förstår att jag inte kan göra gratis då det kan röra sig om flera år gamla arkiverade bilder som jag inte har något egentligt ansvar att arkivera (om det inte är uttalat från början förståss). Kan även tillägga att jag har hållit mig till en och samma extern disk i flera år för att slippa hålla ordning på strömadaptrar och för att det inte skall vara så rörigt. Jag har uteslutande använt mig av Lacie-diskar vilket jag, till skillnad mot vad många säger, har haft helt ok erfarenhet av. Tyvärr byter de strömkontakt ungefär varje år, så helt optimalt har det inte varit – men mig veteligen det diskchassi som hållit formen längst tid (klarar inte av att se högar med diskar där alla ser olika ut. Yta är allt.)
Thats the way it goes.